Mengelola Rapat - Ubah Pertemuan Kusam Menjadi Pertemuan yang Efektif yang Menghasilkan Hasil

Pernah menghabiskan seluruh hari Anda dalam meeting hotel puncak dan merasa seperti Anda tidak mencapai apa-apa? Kamu tidak sendiri. Tetapi meeting hotel puncak sangat penting - mereka penting untuk menjaga bisnis, asosiasi profesional, gereja, kelompok sipil, dan organisasi kami berjalan. Mereka menyediakan sarana bagi peserta untuk mendiskusikan dan merencanakan tujuan dan sasaran, mengikuti perkembangan terkini, mendorong komunikasi, dan menyatukan sumber daya untuk pengambilan keputusan dan perencanaan tindakan yang kuat.

Meskipun kita hidup dan bekerja di dunia yang semakin kompleks, teknik untuk pertemuan yang efektif adalah dasar dan tidak banyak berubah selama bertahun-tahun - dan tidak masalah apakah pertemuan itu tatap muka dalam sebuah konferensi ruangan atau auditorium atau diadakan secara elektronik melalui video atau telekonferensi. Jika Anda berpikir pertemuan yang Anda hadiri atau fasilitasi bisa lebih menarik dan produktif, kursus penyegaran dalam memenuhi dasar-dasar akan membantu.

Sebelum meeting hotel puncak

Pertemuan yang efektif dimulai jauh sebelum palu pembukaan turun. Inilah yang perlu Anda lakukan sebelum panggilan ke pesanan dikeluarkan:

Tentukan tujuannya. Jika Anda tidak dapat dengan jelas dan ringkas mengartikulasikan alasan pertemuan Anda, jangan memilikinya. Bahwa waktu meeting hotel puncak rutin mingguan atau bulanan Anda tidak cukup untuk mengadakan meeting hotel puncak - tanpa tujuan, batalkan meeting hotel puncak dan habiskan waktu Anda untuk sesuatu yang produktif.

Siapkan agenda. Simpan agenda di satu halaman, cantumkan topik utama yang akan dibahas selama pertemuan. Letakkan item paling penting terlebih dahulu; jika tidak, Anda akan mendorong orang untuk terlambat. Jika mungkin, tanyakan peserta tentang hal-hal agenda sebelumnya untuk menghindari kejutan selama pertemuan. Sebarkan agenda dan bahan latar belakang apa pun (seperti laporan, dokumen atau artikel yang panjang) sebelum pertemuan sehingga para peserta dapat mempersiapkan diri sebelumnya.

Pilih waktu yang tepat. Jadwalkan pertemuan untuk memungkinkan semua peserta hadir dengan nyaman. Sebagai contoh, Anda mungkin berpikir bahwa meeting hotel puncak staf karyawan ditetapkan pada jam 7:00 pagi sebelum hari kerja dimulai adalah ide yang baik, tetapi staf dengan anak kecil di rumah mungkin tidak setuju. Untuk pertemuan jarak jauh, pertimbangkan zona waktu. Ingatlah bahwa teleconference mulai jam 4 sore untuk orang California adalah jam 7 malam untuk orang New York. Selain waktu mulai, atur waktu akhir dan pertahankan. Peserta Anda memiliki komitmen dan kewajiban lain, dan mereka perlu tahu kapan pertemuan akan berakhir.

Pilih lokasi yang cocok. Ruang pertemuan harus mengakomodasi grup Anda dengan nyaman. Atur ruangan sehingga peserta saling berhadapan, seperti di sekitar meja konferensi. Untuk grup besar, coba baris berbentuk-U. Pemimpin harus berlokasi di pusat dan dapat melihat semua peserta.

Berikan banyak pemberitahuan dan lakukan panggilan pengingat. Umumkan ruang meeting hotel puncak melalui memo, surat, telepon, faks, atau email dan sertakan tujuan, tanggal dan hari, waktu, dan lokasi. Pengingat atau panggilan konfirmasi beberapa hari sebelum pertemuan akan membuat peserta tahu bahwa mereka dihargai dan memberi tahu Anda siapa yang akan dan tidak akan hadir.

Selama pertemuan

Suasana pertemuan akan ditentukan ketika orang-orang mulai berdatangan. Para pemimpin dan fasilitator harus bersemangat dan antusias. Beberapa tips:

Buat peserta merasa diterima. Sambut masing-masing secara terpisah. Jika grup tidak terlalu besar dan jika waktu memungkinkan, perkenalkan setiap peserta. Ini sangat berharga selama telekonferensi, ketika anggota tidak dapat melihat satu sama lain.

Memiliki lembar masuk dan kartu nama. Lembar masuk memudahkan pelacakan kehadiran dan mengingatkan peserta bahwa kehadiran mereka penting dan diperhatikan. Jika Anda memiliki orang yang mungkin tidak saling kenal dengan baik, kartu nama akan membantu menghindari situasi canggung dan mendorong interaksi yang lebih besar.

Mulai dan akhiri tepat waktu. Secara konsisten memulai pertemuan tepat waktu memastikan bahwa peserta tidak akan terlambat. Sebaliknya, memulai meeting hotel puncak terlambat mengirim pesan bahwa tidak ada yang perlu repot sampai tepat waktu - dan itu menghukum mereka yang melakukannya. Mengakhiri waktu juga sama pentingnya, dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan komitmen para peserta.

Tetap pada agenda. Seperti halnya ketepatan waktu, tetap pada agenda menunjukkan rasa hormat kepada para peserta. Pastikan semua orang memiliki salinan agenda (jika Anda mengirimnya sebelumnya, ada salinan tambahan tersedia di pertemuan). Jika meeting hotel puncak menyimpang dari rencana, atasi masalah tersebut. Katakan sesuatu seperti, "Kita keluar dari agenda kita. Apakah ini masalah yang perlu dibahas sekarang atau dapatkah itu ditangani nanti atau didelegasikan ke komite?"

Dorong diskusi tetapi tetap fokus.Anda ingin mendengar dan mendapat manfaat dari semua sudut pandang dan berbagai ide. Peserta akan merasa bahwa waktu mereka telah dihabiskan dengan baik jika mereka mampu berkontribusi. Tidak apa-apa untuk bertanya kepada seseorang yang diam tentang apa yang mereka pikirkan dan perhatikan dengan lembut ketika seseorang terlalu banyak bicara. Pertahankan pembicaraan sesuai topik dan minta komentarnya konstruktif dan tidak berulang. Ketika diskusi menjadi berantakan atau merusak, akhiri dengan bijak. Terus bergerak dengan membatasi waktu yang diperbolehkan untuk presentasi rutin seperti laporan komite. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan bertanya kepada orang-orang ketika Anda menetapkan agenda untuk memperkirakan jumlah waktu yang mereka butuhkan dan jika mereka berlari, dengan bijaksana beri tahu mereka bahwa waktu mereka sudah habis. Atau beri tahu mereka sebelumnya bahwa Anda

Tunggu beberapa menit. Jika pertemuan itu layak dimiliki, ada baiknya membuat catatan untuk referensi dan tindak lanjut di masa depan. Pemimpin seharusnya bukan orang yang mengambil menit; tetapkan tugas ini terlebih dahulu sehingga orang yang mengambil menit siap.

Jadwalkan pertemuan berikutnya. Anda akan menghemat waktu dan frustrasi dengan mengatur pertemuan Anda berikutnya saat semua orang masih bersama dan dapat merujuk ke kalender masing-masing.

Setelah pertemuan

Sama seperti pertemuan tidak dimulai dengan palu, itu tidak berakhir dengan mosi untuk menunda. Inilah yang harus dilakukan sesudahnya:

Bagikan menit dengan segera. Risalah harus ditulis dan didistribusikan kepada semua peserta dalam waktu tiga atau empat hari. Sertakan catatan sampul yang mengingatkan peserta tentang tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan berikutnya.

Diskusikan masalah dengan pemimpin lain. Jika ada hambatan yang terjadi selama pertemuan, buatlah cara untuk mencegahnya terjadi lagi.

Tindak lanjuti hal-hal yang perlu. Jika Anda menunjuk subkomite atau tugas yang diberikan kepada berbagai peserta, tindak lanjuti untuk memastikan mereka memahami dan mampu melaksanakan tanggung jawab mereka.

Apakah Anda pemimpin atau peserta, Anda dapat berkontribusi pada hasil positif dengan dipersiapkan untuk pertemuan, tiba tepat waktu, tinggal selama seluruh pertemuan, dan berkontribusi pada proses dengan ide, informasi dan pendapat yang sesuai. Saat Anda menghadiri meeting hotel puncak mengharapkan hasil, Anda cenderung mendapatkannya.