Rapat! Di mana Menit Tetap dan Jam Terbuang

Seorang responden survei mengatakan kepada saya, "Meeting hotel puncak adalah timewaster besar saya. Saya
benar - benar menghabiskan seluruh hari dalam meeting hotel puncak. Saya tidak hanya mendapatkan apa-apa di
meja saya tetapi juga mewarisi pekerjaan tambahan. Saya kira jika saya bisa berharap untuk satu
hal itu akan lebih sedikit pertemuan "Hei, aku bisa bermimpi, bukan?"

Iya nih! Mari bermimpi sedikit. Bukankah lebih baik memiliki izin yang mengatakan,
"Keluar dari Meeting hotel puncak Gratis"? Berikut adalah beberapa ide untuk membuat meeting hotel puncak Anda
lebih produktif:

Pertimbangkan waktunya. Jika Anda seseorang dengan kemampuan untuk mengadakan meeting hotel puncak
selama waktu tertentu, pertimbangkan waktu terbaik untuk mengadakannya dengan serius.
Corporate America telah melatih sebagian besar orang untuk menjadi "orang pagi." Kami
siklus energi alam menyebabkan kita menjadi "up" atau memiliki "prime" Hal pertama kalinya
di pagi hari. Sayangnya, banyak orang bersikeras mengadakan pertemuan pada
waktu itu. Beberapa jenis pertemuan baik selama jam tayang utama, seperti yang
melibatkan brainstorming, penyelesaian masalah, atau pemikiran strategis.
Meeting hotel puncak staf rutin , pembaruan proyek, atau pertemuan khusus informasi harus diadakan
selama jeda produktivitas. Demikian pula, sesi curah pendapat pada hari Jumat
sore pukul tiga

Tetapkan kode etik untuk departemen atau organisasi Anda. Tanpa
seperangkat "aturan" atau "protokol" untuk mengadakan pertemuan, orang melakukan
hal mereka sendiri , menciptakan ketidakpastian antara pertemuan yang berbeda. Saya baru saja
memfasilitasi sesi pelatihan dengan divisi perusahaan dengan 75 orang.
Bersama-sama, kami menciptakan Kode Perilaku berikut, yang akan mengatur
pertemuan mereka di masa depan:

1. Meeting hotel puncak hanya diperbolehkan 9-4 Senin hingga Kamis dan 9-1 pada hari Jumat.

2. Agenda, bersama dengan semua pra-kerja, diperlukan 72 jam sebelum
pertemuan, dengan jelas menguraikan tujuan pertemuan. Jika suatu tujuan
tidak dapat ditentukan, batalkan meeting hotel puncak. Buat garis besar persyaratan waktu untuk setiap
item dalam agenda dan orang yang bertanggung jawab.

3. Jika pertemuan tidak ada dalam pedoman ini, setiap peserta memiliki kemampuan untuk
mempertanyakan pertemuan.

4. Peka terhadap batasan waktu dan tenggat waktu departemen lain.
Cocokkan kepentingan dan kompleksitas masalah dengan panjang
pertemuan.

5. Meeting hotel puncak harus hanya 50 menit (bukan satu jam) atau berakhir sepuluh
menit sebelum jam puncak, sehingga peserta dapat membuat pertemuan berikutnya
yang dimulai di atas jam.

6. Meeting hotel puncak akan dimulai dan berhenti tepat waktu, kecuali semua yang hadir setuju untuk
memperpanjang waktu. Coba selesaikan lebih awal jika memungkinkan; jangan meregangkan pertemuan.
Peserta dapat bangkit dan pergi pada waktu akhir yang ditentukan. Anda dapat meminta
grup sebelumnya untuk pergi jika Anda memiliki ruang konferensi yang dipesan.

7. Gunakan pertemuan untuk hal-hal yang memerlukan dialog, keputusan, atau
hanya membangun tim , bukan item informasi.

8. Jika pertemuan dibatalkan atau ruangan telah berubah, pemimpin
bertanggung jawab untuk memanggil semua peserta untuk memberi tahu mereka tentang perubahan tersebut. Jika Anda
tidak bisa hadir, Anda harus memberi tahu pemimpin.

9. Tempatkan orang di zona waktu kemudian di awal agenda. Atau jika
kehadiran peserta hanya diperlukan untuk sebagian kecil dari pertemuan, biarkan
orang itu berbicara terlebih dahulu, dan kemudian pergi.

10. Pastikan semua undangan benar-benar harus ada di sana.

11. Anda dapat mengirim delegasi di tempat Anda, jika orang tersebut mampu
membuat keputusan dan dapat menandatangani atau mengambil item tindakan. Biarkan
pemimpin tahu Anda mengirim seseorang.

12. Bersiaplah dan bacalah materi sebelumnya. Bawa salinan
dokumen Anda sendiri . Jika Anda tidak siap secara memadai, beri tahu pemimpinnya.

13. Jika pemimpin atau pembuat keputusan utama tidak hadir, peserta dapat pergi setelah
10 menit.

14. Gunakan pencatat waktu (ditunjuk oleh pemimpin) untuk menjaga pertemuan sesuai target
dan mengikuti agenda. Jangan membatasi pembicaraan yang bermakna.

15. Hilangkan semua diskusi yang hanya melibatkan dua orang.

16. Tunjuk seorang juru tulis untuk pertemuan itu. Ketika sesuatu muncul yang tidak ada
dalam agenda, juru tulis mencatatnya di papan kuda-kuda berlabel "tempat parkir." The
juru tulis juga menciptakan "satu menit" menit selama pertemuan (daftar yang
bertanggung jawab untuk / apa / kapan).

17. Jangan menghentikan meeting hotel puncak untuk memperbarui para pendatang baru, kecuali dalam
keadaan darurat.

18. Selama meeting hotel puncak, tanggapi halaman darurat "911" saja. Jika Anda harus
menerima telepon, keluarlah dari ruang meeting hotel puncak.

Kumpulkan kelompok Anda dan fasilitasi (atau mintalah orang lain memfasilitasi)
diskusi dan buat kode perilaku yang serupa. Dilaporkan, peraturan ini
telah sangat mengurangi miskomunikasi dan meningkatkan produktivitas meeting hotel puncak!

Terakhir, cobalah untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan dalam meeting hotel puncak yang tidak penting. Bisakah Anda
mengirim pengganti? Dapatkah Anda menghubungi ketua meeting hotel puncak dan meminta untuk melapor terlebih dahulu,
dan kemudian menjelaskan bahwa Anda harus mengadakan pertemuan lagi dan Anda harus
berangkat tepat waktu? Dapatkah seseorang merekam meeting hotel puncak untuk Anda
dengarkan di mobil Anda?

Ini untuk revolusi meeting hotel puncak --- di mana menit tidak diambil dan jam tidak sia-sia!

Jadikan hari yang produktif!